池州市人大常委會機關公文處理辦法

第一章  總  則

第一條  為使機關公文處理工作規范化、制度化、科學化，提高公文處理的效率和質量，參照《黨政機關公文處理工作條例》和《安徽省人大常委會機關公文處理辦法》，結合市人大常委會機關實際，制訂本辦法。

第二條  市人大常委會機關的公文，是市人大及其常委會在依法行使各項職權過程中形成的具有特定效力和規范格式的文書。

第三條  市人大常委會機關的公文處理包括公文擬制、辦理、管理、清退、銷毀、立卷歸檔在內的一系列銜接有序的工作。公文處理必須做到準確、及時、安全。

第四條  公文處理必須嚴格執行國家有關法律、法規及有關保密制度和規定，確保黨和國家機密的安全。

第五條  公文處理工作人員應當忠于職守、作風嚴謹、堅持原則、嚴守機密，具備相應的專業知識。

第二章  公文種類

第六條  市人大常委會機關的公文種類主要有：

一、公告  適用于發布人大代表、地方國家機關工作人員的選舉、罷免及其他重要事項。

  二、決議、決定  適用于市人大及其常委會審議通過的重大事項。

三、議案  適用于根據法律規定，依照法定程序，提案人向人大及其常委會提請審議的事項。

四、建議、批評和意見  適用于人大代表向人大及其常委會提出，由常委會的工作機構交有關機關、組織研究處理并負責答復的事項。

五、通知  適用于傳達指示，轉發公文，傳達需要辦理、執行或周知的事項，任免人員等。

六、通報  適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

七、報告  適用于匯報工作、反映情況、提出建議等。

八、請示  適用于請求指示、批準事項。

九、批示  適用于答復請示事項。

十、函  適用于不相隸屬機關之間互相商洽工作、詢問和答復問題等。

十一、意見  適用于對議案或重要問題提出見解或處理辦法等。

十二、會議紀要  適用于記載、傳達會議情況和議定事項。

第三章  公文格式

第七條  公文格式一般包括：

一、秘密等級  涉密公文應分別標明“絕密”、“機密”、“秘密”，標注于公文首頁左上方。

二、緊急程度  緊急公文應分別標明“特急件”、“急件”；緊急電報應標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

三、版頭  由發文機關全稱或者規范化簡稱加“文件”二字組成。聯合行文時，主辦機關應該排列在前。

四、發文字號  由機關代字、年份、序號組成。“文件”的發文字號應當排列于版頭之下，橫線之上。“函”的發文號應當排列于版頭之下，橫線之下居右側。聯合發文，只標明主辦機關發文字號。

五、簽發人 上報公文應當在發文字號右側標注“簽發人”，由發文機關的領導人審批簽字。

六、標題  公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容，并標明公文的種類。位于主送機關或正文之上，居中排列。

七、主送機關  主要受理公文的機關。應當用全稱或規范化簡稱，位于正文上方，頂格排列。

八、正文  公文的主體，用來表述公文的內容，位于標題或主送機關下方。

九、附件  公文附件，應當在正文之后，發文機關署名之前注明附件順序和名稱。

十、發文機關署名  發文機關應當寫全稱或規范化簡稱。

十一、成文時間  一般應當以領導簽發的日期為準；聯合行文，以最后簽發機關領導的簽發日期為準。電報應當以發出日期為準。會議通過的文件，以會議通過的日期為準。

十二、加蓋印章  公文中有發文機關署名的（含聯合發文），應當加蓋部門印章。印章必須與署名相符。加蓋印章頁必須有正文，不得采取“此頁無正文”的方法處理。

十三、抄報、抄送單位  指除主送機關以外的其他需要告知的上下級、同級或不相隸屬機關。

十四、印制版記  由公文制發機關名稱、印發日期組成，標于公文末頁下端。印發日期應當用阿拉伯數字書寫。

十五、公文版式按照《黨政機關公文格式》國家標準執行。第八條  會議通過的決議、決定等文件，應在標題下方注明會議名稱和通過的日期。

 第四章  行文規則

第八條  市人大常委會對市人民政府、市中級人民法院、市人民檢察院和市人大常委會各工作機構、辦事機構可直接行文，對市人民政府所屬部門一般不直接行文；按照法律規定改變或者撤銷下一級人民代表大會的不適當的決議、決定，以市人大常委會名義行文。

第九條  對外聯系工作，請示報告，答復工作，通知有關事項等，一般以市人大常委會辦公室名義行文。

市人大常委會各工作機構、辦事機構可以以各自名義向省人大常委會有關機構、外市人大常委會有關機構、市內各縣區人大常委會有關機構及與業務有關的市直單位直接行文。

市人大常委會各工作機構、辦事機構在各自職權范圍內可相互行文。

第十條  市人大常委會各工作機構、辦事機構與同級黨委、政府部門及其他部門可聯合行文；市人大常委會各工作機構、辦事機構也可聯合行文。

第十一條  請示問題，應當一事一文，不得在非請示公文中夾帶請示事項。不得越級請示，或多頭請示。因特殊情況必須越級請示時，應當抄報被越過的上級機關。

第五章  公文辦理

第十二條  公文的辦理分為收文和發文。

一、收文的辦理

（一）簽收  來文統一由辦公室收發人員拆封（標明由常委會領導、各工作委員會、研究室收啟的除外），并逐件清點簽收。如發現問題，應及時向發文機關查詢。絕密件由辦公室秘書科負責人收拆。

（二）登記  應當將公文的發文機關、發文字號、標題、密級、份數、收到時間及處理情況等逐項填寫清楚。

（三）分發、擬辦  應當根據來文內容和來文單位的要求，以及收文單位的有關規定，將公文及時分送有關領導和部門。急件隨到隨分。凡分發范圍明確的文件，由辦公室收發人員直接按規定分發；凡范圍不明確的或需要批辦的文件，送辦公室分管負責人簽批擬辦。

（四）送閱  按照規定和程序將公文送有關領導傳閱，不得隨意擴大傳閱范圍，辦公室秘書科應隨時掌握公文去向，避免漏傳和延誤。凡需組織傳閱的文件，按以下辦法組織傳閱：

1．各工作委員會、辦公室及研究室主任、副主任。緊急、重要公文，根據文件內容，應先送主管領導。

2．送閱文件，要分級分類分夾呈送。涉密文件、急件和特件要設專夾及時分送，并作出明顯標志，文件傳閱后應當日退回。

3．凡傳閱的文件，閱后應簽署姓名和時間，不得橫傳，及時退回。

4．離退休老干部閱讀文件，由辦公室根據有關規定組織閱讀。

送閱的文件應按規定妥善保管，嚴防丟失泄密。文件傳閱結束后，要進行簡單分類，以便年終歸檔、清退、銷毀。

（五）批辦  對需要辦理的公文，根據領導批辦意見，及時交有關部門辦理；涉及兩個以上部門的，批示應注明主辦與會辦部門，主辦部門應主動牽頭和商辦。承辦部門要履行簽收手續。

（六）承辦  有領導批示的公文，應當按照領導批示內容辦理。對需要報請領導批示的重要公文，應及時上報，需要辦理部門提出辦理意見或建議并代擬文稿的，應將辦理意見和代擬文稿一并上報。緊急公文應提出辦理時限。對辦理的公文應做到件件有結果，并向交辦領導反饋情況。辦結后應在原文上作簡要注明，以備查閱。

二、發文的辦理

（一）公文的起草

常委會黨組、機關黨組、常委會、辦公室的公文一般由辦公室指定專人起草；各工作委員會、研究室需以常委會黨組、常委會、辦公室名義行文的公文由各工作委員會、研究室負責起草。

草擬公文應當做到：

1．符合國家的法律、法規、地方性法規和黨的方針、政策及有關規定。

2．情況確實，觀點明確，條理清楚，語句通順，文字精煉，用詞和標點準確、規范。

3．結構層次序數，第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層“1”，第四層為“（1）”。

4．必須使用國家法定計量單位。

5．公文中的數字，除部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。

6．起草文電，一律使用規定的發文稿紙，填寫文件標題、主送單位、抄報（送）單位、擬稿單位、日期、擬稿人和核稿人姓名等欄目。

（二）校對審核

公文文稿送領導審批之前，應當認真細致地校對審核。常委會黨組、機關黨組、常委會、辦公室的公文，由辦公室統一審核；重要公文應送秘書長或副秘書長審核；其他公文一般由擬稿部門負責人審核。

 審核的內容：

1．是否確需行文，報批程序是否符合規定；

2．內容是否符合國家的法律、法規和黨的方針、政策及有關規定，是否完整、準確體現發文意圖，并同現行有關公文相銜接；

3．涉及有關部門業務的事項是否經過協調并取得一致意見；

4．所提措施和辦法是否切實可行；

5．文種使用是否準確，公文格式是否規范，語句是否通順。

已經領導審批過的文稿，在印發之前應再作校核。經校核，如內容需作實質性修改，須報原審批領導復審。

（三）審簽

公文須經主管領導審批簽發。領導審批簽發公文應當明確簽署意見，并寫上姓名和日期。簽發公文應當用鋼筆或毛筆。簽發公文應遵循下列程序：

1．常委會黨組公文，由黨組書記、副書記或黨組授權的同志簽發。

2．常委會公文，由主任或授權的其他副主任、秘書長簽發。

3．常委會機關黨組公文，由機關黨組書記或副書記簽發。

4．常委會辦公室公文，由秘書長、副秘書長或辦公室負責人簽發。

5．各工作委員會和研究室公文，由其主任或副主任審核簽發。

6．會議紀要由主持會議的領導簽發。

7．聯合發文，應當由所有聯署機關的領導會簽。

《會報》《文件匯編》等由辦公室負責人簽發；以辦公室名義印發的送閱材料、簡報等，由提供材料的工作機構、辦事機構負責人審定。

（四）格式校核、登記編號

常委會黨組、機關黨組、常委會、辦公室文件，領導簽發后由辦公室秘書科統一校核格式、標引主題詞和登記編號。各工作委員會和研究室的公文自行編號、登記。

（五）印制

應當做到準確、及時、規范、安全、保密。印制文件、材料，由辦公室依緩急程度，統一安排付印。公文打印稿由擬稿部門負責校對，并由校對人在底稿上簽名。發出的公文應加蓋相應印章。用印要端正清晰，上不壓文，下要騎年蓋月。

（六）分發

公文由擬稿部門負責分發；常委會黨組、機關黨組、常委會、辦公室文件一般由辦公室分發。

第十三條  傳遞秘密級以上的公文，必須采取保密措施，確保安全。利用計算機、傳真機等傳輸秘密公文，必須采用加密裝置，不得密電明復，或者明、密電混用。絕密級公文不得利用傳真機和計算機傳輸。

第六章  公文立卷、歸檔

第十四條  公文辦理完畢后，應根據檔案法及機關檔案管理實施細則，按時將公文和有關材料立卷歸檔，并定期向檔案部門移交。部門和個人不得保存應歸檔的公文。

第十五條  聯合辦理的公文，由主辦單位負責立卷，相關單位如需要可保存復印件。

第十六條  各工作委員會和研究室形成的文件，應按規定交檔案室歸檔。

第十七條  立卷，歸檔的文件、材料要齊全完整，如請示與批復、底稿與印件、主件與附件、來文與復文、來電與復電、文來電復、電來文復，會議文件材料等，檔案管理人員都要收齊歸檔，打印件要一式二份，隨原稿存檔；傳真件應復印歸檔。

第十八條  應歸檔的公文、材料，由經辦部門按立卷歸檔要求，負責整理交檔案室；常委會領導參加或列席省人大常委會和市內外有關會議的文件、材料，由領導分管的工作委員會辦公室按立卷歸檔要求，及時整理交檔案室。不符合歸檔要求的，應重新整理。歸檔時間，一般在當年的第一季度交上年文件。

第七章  清退與銷毀

第十九條  “三密”文件，發給常委會主任、副主任的，由領導同志分管的工作委員會辦公室負責清理交辦公室秘書科；發給各工作委員會和駐會常委的，由各工作委員會辦公室負責清理交辦公室秘書科；發給秘書長和副秘書長的，由辦公室秘書科直接收回。

其他資料一般不清退，由各工作機構、辦事機構集中管理，按規定時間統一集中送指定地點銷毀。

第二十條  辦公室秘書科一般每年三月份向市委辦公室清退文件。各工作機構和辦事機構每半年向秘書科清退一次文件，需繼續留閱的文件，可在清退后另行辦理借閱手續。

第二十一條  文件清退后，由辦公室秘書科負責核對與注銷。銷毀秘密公文，要逐件登記造冊，經辦公室分管主任審核、辦公室主任批準后，送到指定地點，由兩人以上監銷。